Я обычно пишу так.

В самом начале супер-кратко, чё будет дальше — типа введения. Дальше подробно. В конце — заключение.

Посерёдке фактура:

- что произошло (если произошло)
- что тут было не так (если незаконно)
- почему должен реагировать именно этот госорган, куда пишу (нахожу нормативку, и прямо оттуда цитатами пишу, что вот в вашем положении прописано, что вы должны это, так будьте любезны)

За неимением, ленью и т.п. пункты можно опустить
так тоже можно, но зависит от цели
Если цель политическое заявление — это одно
если добыть инфу — другое
если добываешь инфу, надо максимум дать фактуры
Если инфу про земельный участок — то и кадастровый номер и адресную привязку
если нарушение — лучше самим найти, что нарушено (какой пункт, какого закона\постановления\положения и т.п.)
Если нарушение — то фото


Если есть какие-то термины, надо понимать, откуда они

• Отправить письмом — всем депутатам и в администрацию (ну чем позже, тем больше будут говнить)

Главное:

1. Указать (например, в теме), что это проект  решения в повестку очередного заседания от 12 октября
2. Направить всем депутатам
3. Приложить файл.

Желательно:

1. Чё-то  написать из серии, нафига это надо, попросить поддержку.